Praktijkvragen en antwoord
Beter scoren met offertes
Vraag: Hoe kan ik mijn score verhogen op uitgebrachte offertes aan particulieren en VVE’s?
Hierbij spelen diverse zaken een rol. Uit onderzoek is gebleken dat particuliere opdrachtgevers maar in 9% van de gevallen de prijs als belangrijkste argument noemen. Veel belangrijker zijn: het gekregen advies (12%), aanbevelingen door bekenden (22%) en het vertrouwen opgedaan in het offertetraject (24%). U heeft dus meer invloed op de uiteindelijke keuze dan u wellicht denkt.
U moet zich echter wel onderscheiden van uw collega’s. De volgende zaken kunnen hierbij helpen:
• Maak direct een afspraak als de klant belt voor een aanvraag (vertrouwen)
• Geef structuur aan het opnamegesprek en vraag ook naar zaken die de klant ontzorgen (toilet/ schaftruimte beschikbaar, sleutel beschikbaar, wat doen we met de beplanting - zie opname formulier) (vertrouwen)
• Durf advies te geven, klanten verwachten dit en waarderen dit! (advies geven)
• Spreek af wanneer de offerte komt en kom deze afspraken na (vertrouwen)
• Neem in de offerte de werkinstructie op en benoem de punten die besproken zijn met de klant (vertrouwen)
• Licht de offerte indien mogelijk mondeling toe (advies)
Mijn bedrijf echt willen veranderen
Vraag: Ik wil graag binnen bedrijf zaken veranderen en aanpakken. Toch kom ik er niet aan toe. Hoe doorbreek ik dit?
Het helpt vaak om eerst de huidige situatie en werkwijze in het bedrijf te beschrijven. Door op een gestructureerde manier (taak functie matrix) vast te leggen wie wat doet en op welke manier ontstaat een duidelijk beeld en ontstaan ideeën hoe zaken anders kunnen. Betrek in dit proces mensen die een bijdrage kunnen leveren.
De uitvoering loopt niet naar wens
Vraag: In de uitvoering gaan regelmatig zaken anders dan ik had verwacht, wat kan hiervan de oorzaak zijn?
Veel zaken gaan mis door slechte informatieoverdracht en gebrekkige werkvoorbereiding. Dit zijn belangrijke oorzaken van faalkosten. U kunt dit ondervangen door bij de opname van het werk direct alle zaken vast te leggen die ‘de uitvoering’ straks moet weten (kleuren, materialen, afspraken met klant). U kunt dit doen op een werkopname formulier.
Standaard na de opname het formulier uitwerken tot een werkinstructie en deze bij de offerte voegen heeft twee voordelen:
• Door de werkinstructie toe te voegen aan de offerte onderscheidt u zich van collega’s en geeft u de klant vertrouwen dat u een goed georganiseerd bedrijf heeft.
• U heeft de werkvoorbereiding voor een belangrijk deel gereed en heeft geborgd dat mensen in de uitvoering precies dezelfde informatie hebben als de klant.
Afspraken zijn gemaakt maar worden niet nagekomen
Vraag: Binnen ons bedrijf zijn diverse zaken afgesproken zoals het opleveren van werk en het uitvoeren van projectevaluaties. Vaak komt hier echter weinig van terecht, wat kan ik hier aan doen?
Zorg ervoor dat u de medewerkers laat zien dat u iets met deze formulieren doet, geef ze dus betekenis. Bespreek de formulieren bijvoorbeeld standaard tijdens het wekelijkse planningsoverleg of op andere personeelsbijeenkomsten. Hiermee hebben de formulieren nut gekregen.
Motivatie en betrokkenheid
Vraag: Hoe kan ik de motivatie van mijn medewerkers op de werkvloer verhogen? Wat kan ik hier aan doen?
De medewerker op de werkvloer heeft behoefte aan goede informatie (wat moet ik doen en op welke manier) en goede faciliteiten (materiaal en middelen aanwezig). Daarnaast is het van belang dat hij niet alleen de taken en verantwoordelijkheden heeft, maar ook bevoegdheden om invloed te kunnen uitoefenen op zijn eigen werk. Meer verantwoordelijkheid helpt hierbij. Als de medewerker verantwoordelijk is voor het op tijd aanwezig zijn van materiaal en materieel, laat hem dat dan ook
- eventueel in overleg - bestellen. Maak het eens bespreekbaar en praat hierover met (een deel van) de medewerkers in de uitvoering. Betrokken en verantwoordelijke medewerkers zijn (nog) gemotiveerder!
