Wat is het?
De taak-functiematrix is een van de succesvolle, veelgebruikte instrumenten van Knap werk. Het formulier is handzaam, digitaal beschikbaar en biedt een totaaloverzicht van het werkproces.

Waarom is het instrument ontwikkeld?
Planmatig(er) werken is een belangrijk verbeterpunt voor veel bedrijven. Het loont de moeite om het werkproces in zijn geheel vast te leggen inclusief duidelijke, opeenvolgende stappen. Van opname van het werk tot oplevering.

Wat levert het op?
Inzicht en overzicht. Duidelijkheid. Betere taakverdeling. Na het invullen zijn de taken bij elke stap helder verdeeld: wie doet wat? Voor elke stap in het werkproces is duidelijk hoe het werk wordt gedaan en welke formulieren worden gebruikt.

Voor wie is het bedoeld?
Voor ondernemers en medewerkers. Door de matrix samen in te vullen komen de witte vlekken aan het licht en dubbelingen in de taakverdeling meteen op tafel. Duidelijk wordt waarom steeds dezelfde dingen fout gaan, zoals materiaal dat niet op tijd op het werk is of afspraken met opdrachtgevers die niet duidelijk of eenduidig zijn.
 
Hoe werkt het?
Het invullen van de taak-functiematrix houdt rekening met elke stap in het werkproces in combinatie met de werkwijze. De adviseur van Knap werk reikt waar nodig ook meteen een formulier aan om te ondersteunen bij het beter afspreken en borgen van de werkwijze.

Welke instrumenten sluiten erop aan?
Het opnameformulier voor het eenduidig opnemen van een werk (schilderwerkzaamheden en afspraken met de opdrachtgever). De checklist werkproces die meegaat met een opdracht/werk in wording; elke medewerker vinkt de werkzaamheden af die zijn gedaan. Het meerwerkformulier voor het consequent registreren van meerwerk.

Een aanrader, dus?
Zeker. Het levert een totaaloverzicht op van ‘wat’, ‘wie (met wie)’ en ‘hoe’. De taakverdeling wordt aanzienlijk verbeterd en medewerkers zien waarin zij zich extra kunnen ontwikkelen. De vraag aan de leiding is: bent u ook bereid om zelf echt anders te gaan werken? Wilt u en durft u in uzelf te gaan investeren?

Reacties?
Erwin en Arie van der Kruijt van Schildersbedrijf Koeverma': "Door het invullen van de taak-functiematrix hebben we écht zicht gekregen op de verschillende activiteiten binnen ons bedrijf. We hebben nu een betere taakverdeling en de medewerkers zijn gegroeid in hun zelfstandigheid".

Erwin Bakker van Voogdgeert Schilders uit Enschede: "Bij ons kwam naar voren dat de administratief medewerkster mij op diverse gebieden prima kan ondersteunen door taken over te nemen. Nu heb ik extra ruimte gekregen om te ondernemen".

De taak-functiematrix is hier te downloaden.