Knap werk introduceert app voor vakman
Primeur: de app voor de schilders- en onderhoudsbranche. De app van Knap werk vervangt een deel van de papieren administratie tijdens de uitvoering. Met de app kunt u uren bijhouden, materiaal bestellen, meerwerk melden en het werk opleveren. Elk bedrijf bepaalt zelf of en wie met de app werkt. Lees hier meer over het introduceren en gebruiken van de app binnen uw organisatie. Maak gebruik van deze praktische handvatten.
Met de app kunt u uren bijhouden, materiaal bestellen, meerwerk melden en het werk opleveren.
De app - gebaseerd op verbeterprojecten, formulieren en instrumenten - is een ideaal hulpmiddel. U kunt hem gratis downloaden, vanaf eind oktober op het platform van Android Market en vanaf eind november ook in de AppStore.
Wat is een applicatie (app)?
Door de snelle opmars van smartphones zijn apps razend populair geworden. Een app is feitelijk een kleine applicatie (software) die rechtstreeks gebruikt kan worden vanaf een smartphone of tablet.
Waarom een app?
De app is ontwikkeld vanuit de praktijk. Het vervangt of ondersteunt bij een aantal veel voorkomende handelingen die nu vaak telefonisch of op papier gebeuren.
Voordelen ten opzichte van de huidige manier van werken:
Efficiλnt:
vooraf werkbriefjes maken en verdelen onder medewerkers is niet meer nodig
werkbriefjes kunnen snel worden ingevuld en verstuurd
gebruikers krijgen standaard vrijdagmiddag om 16.30 uur herinnering om uren in te sturen. (gaat automatisch op vast moment in de week)
bestellingen en opleverrapportages kunnen, indien gewenst, direct doorgestuurd worden aan respectievelijk de leverancier en de klant
Minder faalkosten:
een foutje is snel gemaakt bij het telefonisch of mondeling afhandelen van zaken. Met de app liggen zaken vast. In tekst en beeld!
Snel:
met 1 druk op de knop verstuurt u een formulier naar het juiste adres
Milieuvriendelijker:
werken met de app betekent minder papier: werkbriefjes zijn overbodig.
medewerker hoeft niet perse naar kantoor te komen.
Wat kan de app?
Urenregistratie:
De app vervangt het weekbriefje. App-gebruikers geven dagelijks online door wat zij hebben gedaan op welk project, verzuimde (vrije dagen, ziek, doktersbezoek) uren en gemaakte kosten of kilometers. Aan het eind van de week ontvangt de gebruiker een herinnering om zijn registratie door te mailen naar kantoor en indien gewenst een kopie naar het eigen mailadres
Meerwerk melden:
De app vervangt de telefonische melding van meerwerk. App-gebruikers kiezen het project, omschrijven het meerwerk en kunnen zelfs een foto bijvoegen.
Bestellen:
De app vervangt telefonische bestellingen. App-gebruikers kiezen het project, bestellen de gewenste hoeveelheid materiaal / materieel, geven de kleur aan. Gevolg: minder faalkosten (zaken zijn vastgelegd) en minder handelingen (bestellingen zijn direct door te sturen naar leverancier).
Opleveren:
De app vervangt de oplevering op papier van een project(deel). App-gebruikers registeren eventuele opleverpunten, gebruikte kleuren en de interesse van een klant in een meerjarenschema. Handig: kleuren worden geregistreerd en een rapport is direct klaar en online te versturen naar de klant.
Hoe werkt de app precies?
De urenregistratie wordt in veel gevallen door iedere medewerker zelfstandig ingevuld. De andere functies zijn met name bruikbaar voor de voorman of het vaste aanspreekpunt op het werk. Het is belangrijk dat deze medewerker duidelijke informatie heeft over het projectnummer en de projectnaam. In de app geeft hij namelijk deze gegevens aan. Daarna kan hij voor het betreffende project materiaal bestellen, meerwerk melden enz.
App-gebruikers versturen rapportages via de smartphone naar een emailadres dat zij zelf (in overleg met u) kiezen in hun eigen mailprogramma. Indien gewenst kan de rapportage naar meerdere mailadressen gestuurd worden en kan de gebruiker ervoor kiezen een kopie aan zichzelf te sturen.
Als de uitvoerende medewerker informatie gaat versturen naar kantoor moet de ontvanger ook weten waar, wanneer en hoe die informatie binnenkomt. Zorg dat volgende zaken duidelijk zijn:
Wie is de ontvanger van de informatie als het gaat over urenregistratie, over meerwerk melden, over bestellen, over opleveren. Zo kan bijvoorbeeld gekozen worden voor het direct bestellen bij de verfleverancier met een cc naar een medewerker op kantoor.
Hoe de ontvanger met de informatie om moet gaan: korte instructie maken.
Wat kost het gebruik van de app?
De app is en blijft gratis. Alleen gebruikers van een iPhone of een smartphone met Android-besturingssysteem kunnen de app gebruiken. Extra kosten als nog geen smartphone met internetfunctionaliteit beschikbaar is: aanschaf van een smartphone en kosten voor de internetfunctionaliteit. Een stap voor stap benadering is daarom vaak een goede aanpak.
Hoe voer ik de app in?
Natuurlijk bepaalt u zelf of u het gebruik van de app wilt toestaan in uw bedrijf en wanneer. Het is verstandig om de twee systemen (op papier en met de app) een aantal weken naast elkaar te gebruiken als testperiode. U voorkomt hiermee dat door gebruikersfouten informatie verloren gaat.
Omdat zeer waarschijnlijk een deel van uw medewerkers al een smartphone heeft en een ander deel niet, is stapsgewijze invoering te overwegen. Maak voordat u met het gebruik van de app binnen uw organisatie aan de slag gaat een keuze:
1. Vrijwillig gebruik van de app
U informeert uw medewerkers over de app en geeft ze toestemming om de app te gebruiken naast uw huidige manier van werken. Medewerkers die een eigen smartphone hebben kunnen er vrijwillig mee aan de slag.
2. Een pilot starten met de app
U kiest een of enkele medewerkers, geeft ze een smartphone en laat ze ermee werken om te ondervinden hoe de app werkt ιn wat het u oplevert.
3. Breed invoeren van de app:
U kiest ervoor om de app breed in te voeren onder
a. alle medewerkers of
b. alleen de voorlieden
U vraagt uw medewerkers of voorlieden de app te gebruiken i.p.v./aanvullend op uw huidige manier van werken. U maakt afspraken over het gebruik van de eigen smartphone of zorgt dat medewerkers een smartphone krijgen.
Volg het stappenplan:
Maak een keuze σf u het gebruik van de app gaat invoeren
Beslis of u het stapsgewijs σf breed wilt invoeren:
o Kiest u ervoor om alle vier beschikbare functionaliteiten ineens te gaan gebruiken (bestellen, urenregistratie, meerwerk melden, opleveren) of de een na de ander?
o Kiest u ervoor iedereen of alleen de voorlieden/aanspreekpunten de app te laten gebruiken. Alleen voorlieden/aanspreekpunten kiezen is voor de meeste functionaliteiten voldoende en houdt zeker in het begin - e.e.a. beter beheersbaar.
Beslis hoe u omgaat met verzoeken om een smartphone van voorlieden die er nog geen hebben.
Beslis hoe u omgaat met de extra internetkosten om informatie via de app te versturen voor werknemers met een eigen smartphone zonder internetverbinding.
Informeer/instrueer de gebruikers:
o Hoe de app te downloaden
o Waarvoor wel/niet gebruiken
o Maak duidelijke afspraken waar de rapportages heen gaan
Zorg dat degene die de rapportages ontvangt op de hoogte is.
Spreek een proefperiode af en evalueer met de gebruikers.
Vragen over de app?
Heeft u vragen of opmerkingen over de app? Stuur een bericht naar of bel 030-2631490.
